FR 2025: Ledelse og kvalitetssystem ved Glommasvingen skole

Formålet med en forvaltningsrevisjon har vært å undersøke avviksoppfølging, ytringsklima og medvirkning ved Glommasvingen skole, og undersøke samarbeidet mellom skolens ledelse og andre deler av kommunens organisasjon.

Forvaltningsrevisjonen har hatt følgende problemstillinger:

1. Foreligger det et forsvarlig samarbeid mellom ledelsen ved Glommasvingen skole og øvrige ledere i enheter som samarbeider med skolen, inkludert kommunikasjon fra/til skolen og kommunalsjef?
2. Er det et tilfredsstillende samarbeid mellom Glommasvingen skole og FAU?
3. Har Sør-Odal kommune systemer som sikrer at innrapporterte avvik ved Glommasvingen skole blir fulgt opp, og har avvik blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte?
4. Har Sør-Odal kommune arenaer som sikrer medvirkning fra de ansatte ved Glommasvingen skole?
5. Opplever de ansatte ved Glommasvingen skole reell medvirkning?

I forbindelse med undersøkelsen er det gjennomført dokumentanalyse, intervjuer med nåværende og enkelte tidligere ansatte, samt at det er gjennomført en spørreundersøkelse blant ansatte ved Glommasvingen skole. Datainnsamlingen ble gjennomført i perioden oktober 2024 til mars 2025.

Organisasjonskultur og samarbeid mellom Glommasvingen skole og øvrige enheter i kommunen

Undersøkelsen viser at ledelsen på skolen er styrket, blant annet gjennom ansettelse av flere ledere og inndeling i mindre ansvarsområder per leder. Skolen har videre utviklet en møtestruktur som skal sikre informasjonsdeling innad i organisasjonen. Informasjon fra intervjuer tydeliggjør at skolen har forbedret mye til nå, men det vises samtidig til at kontinuitet er viktig for å sikre en god organisasjonskultur ved skolen. Spørreundersøkelsen viser at under halvparten av de ansatte opplever en god åpenhetskultur. Samtidig viser undersøkelsen at ledelsen ved Glommasvingen skole jobber aktivt med ledelses- og organisasjonsutvikling.

Sør-Odal kommune ivaretar styringstiltak i form av et delegeringsreglement og stillingsinstrukser som konkretiserer hvordan ansvar og ledelsesfullmakter skal delegeres. Stillingsinstruksene beskriver også at assisterende rektorer skal bidra med støttefunksjoner for rektor. I perioden for vår undersøkelse forelå det bare utkast til stillingsbeskrivelser for avdelingsledere og assisterende rektorer, og vi vektlegger betydningen av at disse ferdigstilles slik at de ansatte har tydelige rammer for sitt arbeid.

Undersøkelsen viser etter revisjonens vurdering at det er gjort et arbeid i å forbedre samarbeid og kommunikasjon mellom Glommasvingen skole og øvrige enheter i kommunen. Blant annet foreligger det en fast møtestruktur og et årshjul for møtevirksomhet innad i kommunalområdet barn og unge. Sør-Odal kommune har videre gjort flere grep for å sikre samarbeid mellom aktuelle tjenesteytere. Innhentet informasjon tydeliggjør at skolens nåværende ledelse vektlegger og deltar i samarbeidsarenaene, samtidig som enkelte enhetsledere i kommunalrådet har etterlyst mer samarbeid med ledelsen i skolen på overordnet nivå. Kommunalsjef barn og unge har forklart at kommunalområdet jobber med en ressurskartlegging innad i tjenestene som skal brukes for å vurdere hvilke samarbeid som er formålstjenlige.

Glommasvingen skole sitt samarbeid med Glommasvingen FAU

Undersøkelsen viser at Glommasvingen skole har et fungerende foreldreutvalg, hvor foreldregruppen gis innflytelse i ulike beslutninger som involverer skolen og elevenes skolemiljø. Blant annet at har FAU kommet med innspill angående manglende spesialundervisning, samt med en uttalelse angående kommunalområdets arbeid med «verdibasert internkontroll». Skolen er i en prosess med å etablere et skoledemokratisk utvalg som skal erstatte samarbeidsutvalget og skolemiljøutvalget, og FAU har fått delta med innspill til denne avgjørelsen. Innhentet informasjon tydeliggjør etter revisjonens vurdering at det foreligger et tilfredsstillende samarbeid mellom FAU, skolens ledelse og ansatte i skolen, i form av en fast møtestruktur med rektor som fast deltaker.

Systemer og praksis for avviksmelding og- håndtering ved Glommasvingen skole

Undersøkelsen viser at Sør-Odal kommune har tatt i bruk Compilo som system for avviksrapportering. Kommunen har også rutiner for avviksregistering og – håndtering, og at det foreligger en ansvarsfordeling i oppfølgingen av dette arbeidet. Samtidig viser undersøkelsen et behov for mer opplæring i systemet blant ansatte i skolen, og tydeligere rutiner for hva som skal meldes som avvik. Når det kommer til skolens praksis knyttet til avviksregistering og – håndtering viser undersøkelsen vår at det er variasjoner i ivaretakelsen. Ansatte i både skolen og kommunens administrasjon har blant annet forklart at avvik blir liggende utover gjeldende frister og at avvik ikke lukkes i tilstrekkelig grad. Spørreundersøkelsen viser at ingen av de ansatte er helt enige i at skolen følger opp avvikene med tilstrekkelige tiltak. Samtidig kan skolen vise til tiltak som er gjort i etterkant av Arbeidstilsynets tilsyn i 2023, og ansatte i både kommunen og skolen har vist til forbedringer i oppfølgingen av avvik skoleåret 2024-2025. Når det kommer til rutiner og praksis for risikokartlegging viser innhentet data at Glommasvingen skole ikke har gjennomført risikokartlegginger i henhold til skolens rutiner de siste skoleårene, og dette mener vi kan ha påvirket skolens evne til å sette inn risikoreduserende tiltak. Problematikken er godt kjent for skolens og kommunens ledelse, og kommunen jobber aktivt med å få på plass rutiner for bedre internkontroll.

Arenaer for medvirkning for ansatte ved Glommasvingen skole

Undersøkelsen viser at Sør-Odal kommune delvis har arenaer som sikrer medvirkning fra de ansatte ved Glommasvingen skole. Skolen har tillitsvalgte og verneombud, og det foreligger en fast møtevirksomhet mellom skolens ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Samtidig viser undersøkelsen at nesten halvparten av de ansatte ved skolen ikke har hatt medarbeidersamtale dette eller forrige skoleår. Revisjonen vurderer at manglende gjennomføring øker risikoen for at de ansattes perspektiver ikke i tilstrekkelig grad blir hørt.

Ansattes opplevelse av medvirkning ved Glommasvingen skole

For å finne ut om ansatte ved Glommasvingen skole opplever reell medvirkning, har ansatte vurdert påstander angående muligheter til å påvirke sin egen arbeidshverdag og elevenes skolehverdag. Resultatene viser at mange av de ansatte opplever reell medvirkning, samtidig som en del ansatte viser til at skolen har flere forbedringsområder. Forbedringsområdene er blant annet knyttet til inkludering av fagarbeidere i møtevirksomhet og planlegging, gjennomføring av medarbeidersamtaler og ledelsens tilstedeværelse ute i avdelingene.

Anbefalinger

På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen er revisjonens anbefalinger at kommunedirektøren bør:

• Sørge for at ledelsen ved Glommasvingen skole fortsetter arbeidet med å skape en organisa-sjonskultur preget av åpenhet og tillit.
• Sikre at det etableres samarbeid mellom skolen og PPT og barneverntjenesten på overordnet nivå.
• Sikre at kommunens avvikssystem er tilstrekkelig kjent for alle ansatte og at alle ansatte får opplæring i hva som skal meldes som avvik.
• Sikre at innmeldte avvik ved Glommasvingen skole følges opp og lukkes i henhold til kommu-nens rutiner.
• Sørge for at det gjennomføres årlige risikokartlegginger ved Glommasvingen skole.
• Sikre at det årlig gjennomføres medarbeidersamtaler med alle ansatte ved Glommasvingen skole.